Potni nalogi morajo vsebovati naslednje podatke:
- številko in datum potnega naloga,
- delovno mesto, na katerega je razporejen zaposleni,
- prebivališče zaposlenega,
- naloga – če gre npr. za poslovni obisk, je pomembna tudi navedba poslovnih strank, ki se obiščejo,
- točno relacijo poti (npr. če gre za relacijo Ljubljana – Metlika, s postankom pri poslovnem partnerju v Novem Mestu, je potrebno na potni nalog napisati relacijo Ljubljana – Novo Mesto – Metlika – Ljubljana),
- datum in ura prihoda in odhoda,
- ali je bil izplačan predujem ali ne,
- navedba, ali gre za uporabo privatnega ali službenega vozila z navedeno registrsko številko,
- podpis odredbodajalca na nalogu za službeno potovanje ter na obračunu potnih stroškov,
- podpis predlagatelja na obračunu potnih stroškov,
- podatek, ali je obračunana dnevnica ali ne in njena višina,
- začetno in končno stanje števca v službenih vozilih se mora voditi na potnih nalogih ali posebni evidenci,
- število prevoženih kilometrov s točno navedbo krajev,
- na obračunu potnih stroškov je potrebno našteti dokumente (lahko tudi s številkami) s katerimi se dokazuje, da je bilo službeno potovanje dejansko opravljeno:
- odtisniti žig firme.
Dobro bi bilo, če bi se spoštovala naslednja pravila za izpolnjevanje potnih nalogov:
1. potne naloge pišemo sproti,
2. na potni nalog vpišemo vse podatke, ki jih ima obrazec ( računalniški ali ročni ),
3. v potne naloge vpisujemo dejanske kilometre,
4. na potnem nalogu morajo biti trije podpisi (od predlagatelja, od odobritelja in prejemnika potnih stroškov),
5. na potne naloge pišimo številke izdanih in prejetih računov, ki se nanašajo na opravljeno službeno pot (v poštev pridejo tudi podpisane pogodbe in predpogodbe ali osnutki pogodb),
6. potnim nalogom prilagamo račune, ki smo jih plačali na poti (cestninski listki, računi za tunelske pristojbine in mostnine, vstopnice za sejme, računi za nočitve, računi za parkirnine, računi za taksiste in podobno).
Potne naloge lahko izpolnjujete tudi za en teden ali mesec. Predlagam, da si na podlagi obrazca za potne naloge pogledate kateri podatki se ponavljajo, in ti lahko služijo kot osnova za tedenski ali mesečni potni nalog.
Izplačila stroškov potovanja izven obračuna plač se morajo poročati na davčno, najkasneje mesec dni od datuma izplačila. Ali to naredite sami preko sistema e-davki ali pa to za vas opravi računovodja, vi pa mu te podatke po vajinem dogovoru sporočite.
Tudi če si ne izplačujete potnih stroškov, morate voditi evidenco uporabe službenega vozila v poslovne namene. Če namreč davčni inšpektor podvomi o uporabi službenega vozila zgolj v poslovne namene, se družbi oziroma zaposlenim v najslabšem primeru zgodijo kar štiri stvari:
- za osebno vozilo se vam ne prizna obračunana amortizacija ter revalorizacija,
- pravica do uporabe službenega vozila v zasebne namene se šteje kot boniteta, kar pomeni, da se to šteje kot dodatek k plači
- družbi se naloži plačilo neplačanih akontacij davka od osebnih prejemkov z zamudnimi obrestmi
- uporabnikom službenih vozil v zasebne namene se uvede obnovitev postopka za odmero dohodnine in temu lahko sledi tudi eventualno doplačilo s strani dohodninskega zavezanca