Prispevek o potnih nalogih je starejšega datuma in žal ne najdem vira, ki ga je pripravil. Ker pa je aktualen večno ga kljub vseemu objavljam in dajem na razpolago.
Razdeljen je na dva dela, da bi ostalo čim več uporabnega. V prvem delu so zbrane najpogostejše napake in način delovanja inšpektorja. V drugem delu pravila za izpolnjevanje potnih nalogov in kaj vse naj bi pravilno izpolnjen potni nalog vseboval.
Potni nalogi lahko udarijo dvakrat nazaj zato, ker se v primeru inšpekcijskega pregleda, družbi ne plača samo dodaten davek iz dobička, ampak se izplačila potnih stroškov zaposlenim prekvalificirajo v drug prejemek iz delovnega razmerja. To pomeni, da se na eni strani dodatno obdavči družbo (obrutenje zneska, prispevki na plačo), na drugi strani pa se uvede obnovo postopka odmere dohodnine pri zaposlenih, katero morajo seveda doplačati oni. Poti iz tega primeža ni, razen davčno načrtovanje.
Nespretneže davčni inšpektorji z lahkoto odkrijejo, saj s svojim ravnanjem povzročajo sami sebi več škode, kot pa prihrankov od davka od dobička. Vsakdo, ki samo bežno preleti potne naloge, lahko na daleč vidi, da se jih piše za nazaj, in to za cel mesec ali celo leto. V nadaljevanju tega sestavka boste spoznali, kako je potrebno pisati potne naloge.
Najpogostejše napake
☝️ Potni nalogi nimajo zaporednih številk. Če se številčijo zaporedno, nekaterih potnih nalogov ponavadi ni. Ta nepravilnost vzbuja sum, da se potni nalogi ne pišejo redno oz. da se pišejo za nazaj.
☝️ Naslov prebivališča zaposlenega na potnem nalogu ni popoln, temveč je naveden samo kraj ali pa sploh ni naveden. Prebivališče mora biti navedeno v celoti (ulica, hišna številka, kraj).
☝️ Na potnih nalogih manjka navedba, po čigavem nalogu je zaposleni odšel na službeno potovanje (npr. »po nalogu direktorja«).
☝️ Relacija poti ni dovolj natančno določena. Na potnem nalogu morajo biti navedeni vsi postanki, poleg kraja prihoda in odhoda.
☝️ Naloga s katero je odšel zaposleni na službeno pot na potnih nalogih ni dovolj natančno določena.
☝️ Na potni nalog je potrebno napisati: kakšen sejem je zaposleni obiskal (»obisk sejma« ni dovolj), kakšen posel se je pridobivalo in pri kom (»pridobivanje posla« ni dovolj), katerega poslovnega partnerja je obiskal (»obisk poslovnega partnerja« ni dovolj), kateri stranki se je oddala pošta (»oddaja pošte« ni dovolj).
☝️ Potni nalogi nimajo navedenega datuma in/ali ure odhoda ter vrnitve. Tudi v tem primeru lahko obstaja sum, da službeno potovanje dejansko ni bila opravljeno, poleg tega pa ni razvidno ali je službeno potovanje trajalo toliko časa, da je zaposleni upravičen do prejema dnevnice.
☝️ Na potnih nalogih se ne navede registrske številke službenega avtomobila.
☝️ Na potnih nalogih se napačno obračuna kilometrino, ali pa se na večdnevnih službenih potovanjih v tujino obračuna samo kilometrino, in ničesar drugega.
☝️ Na potnih nalogih manjka podpis predlagatelja obračuna potnih stroškov, ki je hkrati prejemnik izplačanih potnih stroškov.
☝️ Na potnih nalogih je odredbodajalec sicer podpisan, vendar pa potni nalog nima žiga podjetja – izplačevalca potnih stroškov.
☝️ Potni nalogi nimajo prilog iz katerih bi bilo razvidno, da je bilo potovanje dejansko opravljeno.
☝️ Akontacija potnih stroškov se lahko izplača v višini predvidenih stroškov, ki morajo biti v nalogu za službeno potovanje natančno razčlenjeni.
Nalog za službeno potovanje mora biti izdan pisno, podpiše ga direktor ali pooblaščena oseba. Le izjemoma se nalog da tudi ustno, vendar mora biti pisni nalog izstavljen najpozneje v dveh dneh, ko je upravičenec odšel na pot.
Kako ravnajo davčni inšpektorji
Zavedati se je potrebno, da davčni inšpektorji zelo radi preverjajo upravičenost izplačil kilometrin in dnevnic za zaposlene. To področje z leti nič kaj ne pridobiva na manj pomembnosti.
Zelo pogosto se inšpektorji odločajo, da tistih potnih nalogov, ki nimajo prilog sploh ne gledajo in jih uvrstijo med davčno nepriznane odhodke davčnega zavezanca, hkrati pa izplačilo zaposlenemu preko potnega naloga prekvalificirajo v drug prejemek iz delovnega razmerja.
Na tako izplačano plačo je potrebno še obračunati vse ostale prispevke. Poleg tega se običajno zaračuna na vse še zamudne obresti, na koncu pa se poda še predlog sodniku za prekrške.
Zavedati se je tudi potrebno, da je očitna poneverba poslovnih listin osnova za kazensko ovadbo, ki jo prav tako lahko poda davčni inšpektor.