Prispevek je v celoti last avtoric gospe Nike Mori in Tadeje Jerič. Ker je strokovno primeren in aktualen ga v celoti in z dovoljenjem urednika objavljam. Originalni prispevek najdete v reviji Unikum št. 7/2022.
Za delodajalce velja, da so zavezani za sprejem določenih obveznih splošnih aktov, ki se štejejo
za veljaven pravni vir delovnega prava. Teh ne ureja Zakon o delovnih razmerjih, temveč področna zakonodaja, še posebej Zakon o varnosti in zdravju pri delu. V splošnih aktih delodajalec podrobneje uredi pravice in način izvrševanja obveznosti v delovnem razmerju. Poleg obveznih lahko delodajalec sprejme tudi priporočljive splošne akte. To je smiselno še posebej takrat, kadar ga ne zavezuje nobena kolektivna pogodba. Splošni akti delodajalca, ki jih običajno imenujemo pravilniki ali interni akti, podrobneje urejajo pravice in način izvrševanja obveznosti v delovnem razmerju. Štejejo se za (avtonomni) vir delovnega prava, torej vir, ki ga stranke sprejmejo same. Splošne akte bodisi sprejema enostransko delodajalec oziroma dvostransko v sodelovanju s sindikati ali delavskimi predstavniki.
Splošni akti ne smejo biti v nasprotju z Zakonom o delovnih razmerjih (ZDR-1) in morebitnimi zavezujočimi kolektivnimi pogodbami, lahko pa pravice delavcev urejajo le ugodneje.
Delodajalec mora predloge splošnih aktov pred sprejemom posredovati v pregled sindikatom, ki mora v roku osmih dni podati svoje mnenje. To mnenje mora delodajalec pred sprejemom splošnega akta obravnavati in se do njega opredeliti. Če pri delodajalcu ni organiziranega sindikata, mora delodajalec
predlog splošnega akta najprej posredovati svetu delavcev ali delavskemu zaupniku, ki mora v roku osmih
dni podati svoje mnenje. Delodajalec mora to mnenje pred sprejemom splošnega akta obravnavati in se do njega opredeliti. Kadar pri posameznem delodajalcu ni organiziranega sveta delavcev
ali delavskega zaupnika, mora o vsebini predloga splošnega akta delodajalec na običajen način obvestiti
delavce o njegovi vsebini. Delodajalec mora na podlagi šestega odstavka 10. člena ZDR-1 omogočiti
pri sebi zaposlenim delavcem in delavcem, napotenim s strani delodajalca za zagotavljanje dela, da se seznanijo z vsemi veljavnimi splošnimi akti. V ta namen morajo biti splošni akti delodajalca
vedno na voljo na dostopnem mestu, kjer se lahko delavci brez nadzora seznanijo z njihovo vsebino.
V delovnopravni teoriji razlikujemo med obveznimi in priporočljivimi splošnimi akti. Obvezne splošne akte določa področna zakonodaja in jih mora sprejeti vsak delodajalec, razen kadar je določeno drugače (npr. omejitev glede na število zaposlenih delavcev, posebnosti pri samostojnih podjetnikih). Poleg obveznih lahko delodajalec sprejme tudi priporočljive splošne akte. To je smiselno posebej takrat, kadar ga ne zavezuje nobena kolektivna pogodba, saj v njih natančno opredeli vsebino določene pravice, vsebovane v
ZDR-1, npr. višino prevoza na delo in z dela, prehrane med delom in podobno.
OBVEZNI SPLOŠNI AKTI
Obvezni (delovnopravni) splošni akti delodajalca so:
• Izjava o varnosti z oceno tveganja;
• Načrt promocije zdravja na delovnem mestu;
• Pravilnik o ugotavljanju alkoholiziranosti na delovnem mestu;
• Pravilnik o preprečevanju trpinčenja na delovnem mestu;
• Pravilnik o varstvu osebnih podatkov (za upravljavce osebnih podatkov, ki imajo več kot 50 delavcev, ne glede na število delavcev pa morajo to dolžnost izpolniti upravljavci osebnih podatkov, določeni v petem odstavku 7. člen Zakona o varstvu osebnih podatkov);
• Akt o sistemizaciji delovnih mest.
Našteti delovnopravni splošni akti so obvezni, vendar je njihovo poimenovanje lahko tudi drugačno.
IZJAVA O VARNOSTI Z OCENO TVEGANJA
Eden pomembnejših splošnih aktov delodajalca je Izjava o varnosti z oceno tveganja, določena v Zakonu o varnosti pri delu (ZVZD-1). Delodajalec mora izdelati in sprejeti Izjavo o varnosti z oceno tveganja, s katero oceni vsa tveganja, ki so jim delavci izpostavljeni ali bi jim lahko bili izpostavljeni pri delu. Da je
ocena tveganja pripravljena strokovno, je potrebno sodelovanje tako strokovnega delavca za varnost in zdravje pri delu (zunanji sodelavec ali znotraj družbe) kot tudi izvajalca medicine dela.
Oceni tveganja v pisni obliki mora delodajalec predložiti zapisnik o posvetovanju z delavci oziroma njihovimi predstavniki. Dopolnitev izjave je potrebna ob vsaki novi nevarnosti in spremembi ravni tveganja. Z Izjavo o varnosti z oceno tveganja so neločljivo povezani usposabljanje delavcev iz varnosti pri delu (s požarnim varstvom) in obvezni zdravstveni pregledi. Po pravilniku o preventivnih zdravstvenih
pregledih delavcev so to predhodni preventivni zdravstveni pregledi, usmerjeni obdobni preventivni zdravstveni pregledi in drugi usmerjeni preventivni zdravstveni pregledi. S predhodnim preventivnim
zdravstvenim pregledom se ugotavlja izpolnjevanje zdravstvenih zahtev za opravljanje določenega dela pri delodajalcu. Predhodni preventivni zdravstveni pregled opravi delavec pred prvo zaposlitvijo
ali po prenehanju opravljanja določenega dela na določenem delovnem mestu za več kot 12 mesecev. Nasprotno pa se z obdobnim preventivnim zdravstvenim pregledom v določenih obdobjih
ocenjuje zdravstvena ogroženost delavca in njegovo izpolnjevanje posebnih zdravstvenih zahtev za določeno delo v delovnem okolju, zaradi vpliva kritičnih dejavnikov tveganja v tem obdobju, določenih
z Izjavo o varnosti z oceno tveganja delodajalca.
PROMOCIJA ZDRAVJA NA DELOVNEM MESTU
Poleg Izjave o varnosti z oceno tveganja mora delodajalec pripraviti tudi Načrt promocije zdravja na delovnem mestu, ki je lahko del Izjave o varnosti z oceno tveganja ali samostojen dokument.
Z Načrtom promocije zdravja na delovnem mestu se določijo aktivnosti in ukrepi za ohranjanje ter krepitev telesnega in duševnega zdravja delavcev ter sredstva in način spremljanja aktivnosti.
Samozaposleni, ki ne zaposlujejo delavcev, niso dolžni sprejeti pisnega načrta, zagotoviti izvedbe in spremljanja aktivnosti, so pa dolžni skrbeti za svoje zdravje in dobro počutje ter podati pisno izjavo, da so seznanjeni s smernicami Ministrstva za zdravje za promocijo zdravja na delovnem mestu.
Promocija zdravja na delovnem mestu ima številne koristi, kot so manjši stroški, povezani z boleznimi, poškodbami in bolniško odsotnostjo, boljše telesno in duševno zdravje oziroma počutje delavcev,
boljše obvladovanje stresa, višja motivacija delavcev za delo in druge.
PRAVILNIK O POSTOPKU UGOTAVLJANJA ALKOHOLIZIRANOSTI NA DELOVNEM MESTU (PREPOVED
DELA POD VPLIVOM ALKOHOLA, DROG IN DRUGIH SUBSTANC)
Uživanje alkohola na delovnem mestu in opravljanje dela pod vplivom alkohola, drog ali drugih prepovedanih substanc je prepovedano. Za zakonito preverjanje alkoholiziranosti svojih delavcev mora delodajalec sprejeti splošni akt, s katerim opredeli postopek in način ugotavljanja alkoholiziranosti na delovnem mestu in sankcije za delo pod vplivom alkohola. Tak akt se lahko imenuje Pravilnik o izvajanju
kontrole alkohola na delovnem mestu, Pravilnik o prepovedi uživanja alkohola na delovnem mestu, Pravilnik o ugotavljanju prisotnosti alkohola na delovnem mestu ipd. V praksi delodajalci postopek ugotavljanja prisotnosti alkohola, psihoaktivnih drog in drugih prepovedanih substanc pogosto zajamejo
v isti pravilnik. Z njim se jasno in strukturirano predvidijo postopek ugotavljanja kršitev, ukrepi ob ugotovljenih kršitvah in sankcije za take primere. V pravilniku mora biti določeno, kakšne so posledice v primeru delavčeve zavrnitve testiranja alkoholiziranosti in kako je treba v takih primerih ustrezno voditi
zapisnik. Treba je tudi določiti osebe, ki jih delodajalca pooblašča za izvajanje testiranja prisotnosti alkohola, osebe, ki so pooblaščene za vodenje postopka, in osebe, ki so med postopkom testiranja
lahko prisotne kot priče.
PRAVILNIK O PREPREČEVANJU TRPINČENJA (MOBINGA) NA DELOVNEM MESTU
Delodajalec mora zagotoviti delovno okolje, v katerem noben delavec ne bo izpostavljen spolnemu in drugemu nadlegovanju ali trpinčenju delodajalca ali drugih zaposlenih delavcev. Za zaščito delavcev pred spolnim in drugim nadlegovanjem ali trpinčenjem na delovnem mestu mora delodajalec obvezno sprejeti ustrezne ukrepe, ki se običajno opredelijo v pravilniku. Pravilnik mora urejati način prepoznavanja,
preprečevanja in odpravljanja posledic spolnega in drugega nadlegovanja ali trpinčenja na delovnem
mestu. Pomembno je, da se trpinčenje (mobing) v pravilniku zelo natančno opredeli in da se navedejo ukrepi, ki preprečujejo,odpravljajo in obvladujejo primere nasilja, trpinčenja, nadlegovanja na delovnem mestu.
AKT O SISTEMIZACIJI
Akt o sistemizaciji delovnih mest je temeljni splošni akt in hkrati eden najpomembnejših notranjih organizacijskih sistemov v družbi, z njim pa se ureja tako delovnopravni kot ekonomski položaj delavcev. Delodajalec je dolžan s splošnim aktom določiti pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem
mestu oziroma za posamezno vrsto dela. Delodajalci ga pogosto poimenujejo Pravilnik o sistemizaciji delovnih mest. Ta ponavadi vsebuje podatke o vrsti dela, pogojih za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu ter kadrovske in druge organizacijsko-tehnične podatke o delovnem mestu. Opis delovnega mesta vsebuje zahteve, ki jih morajo delavci izpolnjevati, da so doseženi cilji družbe, in seznam nalog, ki so nujne za delovni proces. Ker gre za popis delovnih nalog za vsako delovno mesto znotraj družbe, je to še posebej koristno pri zaposlovanju, saj je na ta način natančno znano, kakšen profil delavca
podjetje potrebuje, katera znanja in kompetence so ključni za zaposlitev kandidata. S tem sta zagotovljeni enaka obravnava in nediskriminacija kandidatov pri izbirnem postopku. Priporočljivo je tudi, da pravilnik vsebuje še vsebine, kot so organizacijska struktura družbe, obseg delovnih izkušenj in nujne kompetence, dokazila o izpolnjevanju pogojev in zahtevana dodatna znanja. Pravilnika ni treba Sprejeti delodajalcem,
ki imajo deset ali manj zaposlenih delavcev.
PRIPOROČLJIVI SPLOŠNI AKTI
Delodajalec lahko za učinkovitejšo organizacijo dela in za podrobnejšo določitev pravic delavcev sprejme tudi priporočljive splošne akte, ki sicer niso zakonsko predpisani. To je smiselno posebej tedaj, kadar delodajalca ne zavezuje nobena kolektivna pogodba in delodajalec delavcem zagotavlja različna
delovna sredstva, na primer službene avtomobile, mobilne telefone in drugo opremo, pa tudi za opravljanje dela na domu, ki je v zadnjih letih v razcvetu.
V nadaljevanju predstavljamo nekaj priporočljivih
splošnih aktov delodajalca.
PRAVILNIK O DELOVNEM ČASU
V pravilniku o delovnem času delodajalec podrobneje opredeli delovni čas, evidentiranje in druge podrobnosti, na primer način odreditve nadurnega dela, možnost koriščenja ur znotraj premakljivega
delovnega časa in podobno, vse v skladu z naravo poslovanja posameznega delodajalca, strukturo delavcev in načinom dela, ki ga zahteva delodajalec. Prav tako se s pravilnikom določijo pravice delavcev, kot so odmor med delovnim časom, dnevni in tedenski počitek, različne odsotnosti z dela. Poleg navedenega Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti predpisuje delodajalcem, da vodijo
evidenco o izrabi delovnega časa. Evidenca o izrabi delovnega časa se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, neha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Delodajalec mora dnevno vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca podatke
o številu ur, skupno število ur, skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, opravljene ure v času nadurnega dela, neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca z oznako vrste nadomestila, neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v
breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila, neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače, število ur pri delih na delovnem mestu, za katere se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z
oznako vrste statusa.
PRAVILNIK O LETNEM DOPUSTU IN DRUGIH ODSOTNOSTI
S Pravilnikom o letnem dopustu se določijo kriteriji za določitev dolžine letnega dopusta, način izrabe in postopek odobritve letnega dopusta zaposlenih delavcev. Prav tako se lahko uredijo primeri neplačanega dopusta in dodatni dnevi izrednega dopusta ter način določitve sorazmernega dela letnega dopusta
in ravnanje ob odpovedi pogodbe o zaposlitvi, ko delavec izrabi več letnega dopusta, kot mu dejansko pripada.
PRAVILNIK O VAROVANJU POSLOVNE SKRIVNOSTI
S Pravilnikom o varovanju poslovne skrivnosti se opredeli, kaj se šteje za poslovno skrivnost družbe, pravila določitve in varovanja poslovne skrivnosti, krog subjektov, ki jih dolžnost varovanja poslovne skrivnosti veže, ter njihove pravice, obveznosti in odgovornosti.
KODEKS OBLAČENJA NA DELOVNEM MESTU
Kodeks oblačenja so lahko zapisana ali nepisana pravila oblačenja v poslovnem svetu oziroma pri delodajalcu. Ta se od družbe do družbe razlikujejo, saj imajo različne zahteve glede kodeksa
oblačenja, predvsem glede na naravo dela. Zahtevajo lahko formalno poslovno obleko, delovno uniformo ali pa dopuščajo vsakdanja sproščena ali športna oblačila. Velikokrat imajo družbe opredeljene tudi zahteve glede osebne higiene, urejene in nevpadljive pričeske ter ličenja. Določena stopnja formalnosti je odvisna predvsem od količine stikov delavcev s strankami in narave dela.
PRAVILNIK O UPORABI SLUŽBENIH VOZIL
Pravilnik o uporabi službenih vozil jasno določa pravila in postopke glede uporabe vozil v službene namene. Namen pravilnika je zaščita uporabnika vozila za primer nesreče ali drugega nepredvidljivega
dogodka med delovnim časom kot tudi za zaščito družbe pred posledicami nepravilne uporabe vozila
in skrb za ohranjanje vrednosti vozil. Pravilnik določa dolžnosti tako uporabnikov kot tudi družbe. S pravilnikom se določa način evidentiranja poti, še posebej kadar delavec uporablja službeno vozilo za službene in tudi zasebne namene, pa tudi način povračila stroškov in drugih plačil, povezanih z uporabo
vozila.
PRAVILNIK O UPORABI SLUŽBENIH TELEFONOV
Pravilnik o uporabi službenih telefonov je namenjen družbam, ki želijo določiti namen uporabe službenih telefonov, določiti omejitve pri uporabi in preprečiti uporabo mobilnih telefonov v zasebne namene. Poleg tega pravilnik določi uporabnike službenih telefonov, pravila uporabe službenih telefonov, pravice in obveznosti uporabnikov, omejitve pri uporabi, sankcije za kršitve pravil uporabe itd.
Nekateri drugi, prav tako priporočljivi pravilniki so še:
• Pravilnik o delu na domu;
• Pravilnik o službenih potovanjih;
• Pravilnik o nagrajevanju;
• Pravilnik o izobraževanju;
• Pravilnik o plačah in drugih prejemkih iz delovnega razmerja.